Studenckie Biuro Tłumaczeń przy Uniwersytecie w Białymstoku

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1
Podstawa działalności

1. Statut normuje zasady funkcjonowania oraz świadczenia bezpłatnych usług w zakresie tłumaczeń wykonywanych przez Studenckie Biuro Tłumaczeń Uniwersytetu w Białymstoku, zwane dalej Biurem.
2. Statut ma charakter wewnętrzny i nie może stanowić dla osób trzecich podstawy do wywodzenia z niego jakichkolwiek praw.
3. Biuro działa na podstawie Statutu Uniwersytetu w Białymstoku oraz  na podstawie innych przepisów ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, a także postanowień niniejszego statutu.
4. Siedzibą Biura jest Wydział Filologiczny Uniwersytetu w Białymstoku.
5. Biuro działa przy Katedrze Neofilologii Uniwersytetu w Białymstoku i jest zrzeszeniem studentów opartym na zasadach dobrowolności.
6. Biuro może posługiwać się własnym znakiem graficznym, zwanym dalej Logo.
7. Biuro ma prawo używania pieczęci zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 2
Cele i działania Biura

1. Celami Biura są:

• łączenie wiedzy teoretycznej z doświadczeniem nabywanym w praktyce w trakcie wykonywania zawodu tłumacza,
• rozszerzanie i pogłębianie wiedzy studentów w dyscyplinie reprezentowanej przez Biuro,
• umożliwienie wymiany doświadczeń przez studentów i młodych absolwentów,
• współpraca z instytucjami i organizacjami samorządowymi i pozarządowymi,
• rozwijanie umiejętności organizacyjnych i interpersonalnych członków Biura,
• ułatwienie startu zawodowego członkom Biura.

2. Biuro realizuje swoje cele poprzez:

• prowadzenie działalności usługowej w zakresie tłumaczeń,
• organizowanie i udział w spotkaniach ze specjalistami,
• organizowanie i udział w seminariach, sympozjach, konferencjach, zjazdach i obozach naukowych,
• organizowanie wyjazdów integracyjno-szkoleniowych i do placówek naukowych,
• publikowanie własnych osiągnięć naukowych w kraju i za granicą.

§ 3
Opiekun

1. Biuro działa pod nadzorem opiekuna naukowego, zwanego dalej Opiekunem.
2. Opiekuna wyznacza, na wniosek Przewodniczącego Zarządu Biura, Dziekan Wydziału Filologicznego UwB, spośród pracowników naukowych Wydziału Filologicznego UwB.
3. Opiekun działa jako organ doradczy i wspomagający, reprezentuje on Biuro wobec kadry naukowej oraz administracji Uniwersytetu w Białymstoku.
   

§ 4
Sekcje językowe Biura i Koordynatorzy

1. W ramach Biura działają następujące Sekcje językowe (zwane dalej Sekcjami):

• sekcja języka angielskiego,
• sekcja języka francuskiego,
• sekcja języków wschodniosłowiańskich: rosyjskiego i białoruskiego,
• sekcja edytorska.

2. O powołaniu nowej Sekcji decyduje Zarząd Biura.
3. O likwidacji istniejącej sekcji decydują Zgromadzenie Ogólne członków Biura na wniosek członka Zarządu Biura.
4. Każda Sekcja posiada swojego Koordynatora.
5. Koordynatorami poszczególnych Sekcji są pracownicy naukowi Wydziału Filologicznego UwB, wyznaczani przez Dziekana na wniosek Przewodniczącego Zarządu Biura.
6. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się powołanie Zastępców Koordynatora Sekcji, na wniosek Przewodniczącego Zarządu Biura lub Przewodniczącego Sekcji przedłożony Dziekanowi.
7. Koordynatorzy sprawują merytoryczną opiekę nad działalnością poszczególnych Sekcji językowych.
8. Koordynatorzy Sekcji, na wniosek Zarządu Biura w porozumieniu z Opiekunem, przeprowadzają egzamin dla kandydatów do Studenckiego Biura Tłumaczeń UwB.

Rozdział 2
Organizacja i struktura Biura

§ 5
Członkowie Biura

1. Członkiem Biura może zostać student lub doktorant Uniwersytetu w Białymstoku oraz innej uczelni współpracującej z Biurem (zwany dalej studentem).
2. Student ubiegający się o członkowstwo zobowiązany jest przystąpić do egzaminu przeprowadzanego przez Koordynatorów poszczególnych Sekcji lub, na wniosek Opiekuna w porozumieniu z Dziekanem, przez innych pracowników Wydziału Filologicznego UwB.
3. Student, który z egzaminu uzyskał wynik pozytywny, zostaje Członkiem Biura upoważnionym do wykonywania tłumaczeń (zwanym dalej tłumaczem).
4. Student, który z egzaminu uzyskał wynik negatywny, może zostać Członkiem Biura, bez uprawnień do wykonywania tłumaczeń.
5. Ostateczną decyzję o przyjęciu studenta do Biura podejmuje Zarząd Biura.
6. Utrata członkowstwa w Biurze występuje w wyniku:

• pisemnego oświadczenia o wystąpieniu z Biura,
• ukończenia studiów,
• niepodjęcia współpracy z Biurem przez okres jednego roku akademickiego,
• wykluczenia na wniosek Opiekuna, Koordynatora lub Przewodniczącego Sekcji przegłosowanego zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy Członków Biura. Podstawą wniosku może być jedynie niewywiązywanie się Członka Biura z regulaminowych obowiązków.

7. W przypadku podjęcia decyzji o wykluczeniu na podstawie wniosku, zainteresowanemu przysługuje prawo odwołania na piśmie do Zarządu Biura w terminie 14 dni od dnia powiadomienia o decyzji wykluczenia.
8. W przypadku złożenia odwołania w terminie, decyzję ostateczną o wykluczeniu podejmuje Zarząd Biura.

§ 6
Prawa i obowiązki Członków Biura

1. Członek Biura ma prawo:

• wybierać i być wybieranym do Zarządu Biura,
• uczestniczyć w tworzeniu programu działania Biura oraz otrzymywać informacje na ten temat,
• korzystać z lokalu i urządzeń technicznych Biura.

2. Członek Biura zobowiązany jest:

• aktywnie uczestniczyć w pracach Biura,
• dbać o dobre imię Biura,
• rzetelnie i z najwyższą starannością wykonywać swoje obowiązki.

3. Dokumentacja współpracy z Biurem:

• Opiekun oraz Koordynatorzy Sekcji mogą informować o osiągnięciach studentów wyróżniających się w pracach Biura,
• Członek Biura może otrzymać zaświadczenie o współpracy z Biurem po uprzednim złożeniu wniosku,
• na zaświadczeniu można zaznaczyć ilość wykonywanych tłumaczeń,
• zaświadczenie wystawia Przewodniczący Biura lub Koordynator Sekcji.
  

§ 7
Organy Biura

1. Organami Biura są:

• Zgromadzenie Ogólne,
• Zgromadzenie Sekcji,
• Zarząd Biura.

§ 8
Zgromadzenie Ogólne - szczegóły

1. Zgromadzenie Ogólne tworzą wszyscy członkowie Biura.
2. Do kompetencji Zgromadzenia Ogólnego należy:

• uchwalanie programu działania Biura,
• uchwalanie i dokonywanie zmian w Statucie Biura,
• wybór Przewodniczącego Biura,
• podejmowanie decyzji w sprawach niezastrzeżonych dla Zarządu Biura.

3. Zgromadzenie Ogólne może odwołać Przewodniczącego Biura większością głosów na wniosek co najmniej 30% członków Zarządu Biura lub na wniosek co najmniej 40% członków Biura. Podstawą wniosku może być jedynie niewywiązywanie się Przewodniczącego Biura z regulaminowych obowiązków.
4. Zgromadzenie Ogólne zobowiązane jest do wyboru nowego Przewodniczącego Biura w terminie nie dłuższym niż 14 dni od rozpoczęcia nowego roku akademickiego.
5. Zwyczajne Zgromadzenie Ogólne odbywa się raz w roku akademickim.
6. Nadzwyczajne Zgromadzenie Ogólne może zostać zwołane z inicjatywy Zarządu lub Opiekuna w dowolnym terminie.

§ 9
Zgromadzenie Sekcji - szczegóły

1. Zgromadzenie Ogólne tworzą wszyscy członkowie Sekcji.
2. Do kompetencji Zgromadzenia Sekcji należy:

• wybór Przewodniczącego Sekcji,
• wybór przedstawicieli do Sekretariatu,
• podejmowanie decyzji w sprawach dotyczących danej Sekcji.

3. Zgromadzenie Sekcji zobowiązane jest do wyboru nowego Przewodniczącego Sekcji w terminie nie dłuższym niż 30 dni od rozpoczęcia nowego roku akademickiego.
4. Zwyczajne Zgromadzenie Sekcji odbywa się co najmniej raz w roku akademickim.
   

§ 10
Zarząd Biura - szczegóły

1. Zarząd Biura tworzą Przewodniczący Biura oraz Przewodniczący poszczególnych Sekcji.
2. Kadencja Zarządu Biura trwa jeden rok akademicki.
3. Do kompetencji Przewodniczącego należy reprezentowanie Zarządu na zewnątrz oraz kierowanie pracami Zarządu, zwoływanie posiedzeń i wykonywanie uchwał Zarządu.
4. Do kompetencji Zarządu Biura należy:

• podejmowanie decyzji w sprawach bieżących,
• reprezentowanie Biura na zewnątrz,
• zwoływanie Zgromadzenia Ogólnego i Zgromadzenia Sekcji,
• wykonywanie uchwał Zgromadzenia Ogólnego,
• podejmowanie uchwał w sprawach członkowskich,
• modyfikowanie Sekcji Biura w zależności od potrzeb,
• przydzielanie zleceń,
• gospodarowanie środkami finansowymi i majątkiem Biura,
• współdziałanie z Opiekunem i Koordynatorami, a także z władzami UwB.
  

5. Zarząd Biura może odwołać Przewodniczącego Sekcji większością głosów na wniosek Przewodniczącego Biura, Koordynatora Sekcji lub co najmniej połowy członków sekcji.
6. Przewodniczący Biura lub Przewodniczący Sekcji może przekazać część swoich obowiązków na Zastępcę, jednakże na okres nie dłuższy niż 3 miesiące.

§ 11
Sekretariat Biura - szczegóły

1. Sekretariat Biura tworzą przedstawiciele poszczególnych Sekcji.
2. Liczba przedstawicieli jest ustalana na podstawie liczby członków danej Sekcji i wynosi:

• dla sekcji liczącej do 10 członków - 1 osoba,
• dla sekcji liczącej od 11 do 20 członków - 2 osoby,
• dodatkowo na każde następne rozpoczęte 10 członków - 1 osoba.

3. Do zadań Sekretariatu należy:

• obsługa biurowa świadczonych usług tłumaczeniowych,
• prowadzenie ewidencji realizowanych przez Biuro zleceń.

§12
Organizacja pracy - szczegóły

1. Organy Biura podejmują uchwały większością głosów przy obecności co najmniej połowy członków, o ile Statut nie stanowi inaczej.
2. Uchwały Zarządu dotyczące spraw członkowskich i merytorycznych podejmowane są w porozumieniu z Opiekunem.
3. Z posiedzeń organów Biura sporządza się protokół, który podpisuje Przewodniczący i protokolant danego posiedzenia.
4. Członkowie Biura pracują w poszczególnych Sekcjach pod kierunkiem Koordynatorów powołanych zgodnie z §4 pkt.5 Statutu.
5. Zarząd Biura na koniec roku akademickiego przedstawia Dziekanowi Wydziału Filologicznego UwB sprawozdanie z działalności Biura.
   

§13
Finansowanie działalności Biura

1. Fundusze Biura mogą pochodzić ze środków przekazanych  przez Uniwersytet w Białymstoku oraz inne instytucje za pośrednictwem Samorządu Studentów UwB z przeznaczeniem dla Studenckiego Biura Tłumaczeń.
2. Zarządzanie finansami Biura prowadzone jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Rozdział 3
Regulamin świadczenia usług tłumaczeniowych

§15
Usługi tłumaczeniowe - zasady wykonywania

1. Usługi tłumaczeniowe Biura obejmują:

• tłumaczenia pisemne,
• tłumaczenia ustne.

2. Usługi tłumaczeniowe świadczone są nieodpłatnie.
3. Zakres świadczenia usług tłumaczeniowych obejmuje tłumaczenie tekstów nie wymagających uwierzytelnienia.
4. Biuro nie wykonuje tłumaczeń, które są podstawą prac domowych i zaliczeniowych na zajęcia dydaktyczne.
5. Biuro może wykonywać tłumaczenia ustne wyłącznie w ramach projektów realizowanych przez lub we współpracy z organizacją studencką lub Samorządem Studentów UwB.
6. Wszelkie informacje na temat osób zainteresowanych usługami Biura oraz tłumaczonych tekstów są poufne. Członkowie Biura zobowiązani są do zachowania ich w tajemnicy także po skończeniu pracy w Biurze.

§16
Klient

1. Klientem Biura może być każda osoba przystająca na zasady świadczenia usług tłumaczeniowych oraz spełniająca jeden z poniższych warunków:

• reprezentuje organizację non-profit,
• reprezentuje Samorząd Studentów UwB,
• reprezentuje Studenckie Koło Naukowe UwB,
• jest studentem lub doktorantem UwB lub innej uczelni współpracującej z Biurem, a jego zlecenie tłumaczenia obejmuje tekst mający wykorzystanie w jego pracy dyplomowej, a nie będący podstawą prac domowych i zaliczeniowych na zajęcia dydaktyczne.

2. Jeśli w trakcie wykonywania zlecenia okaże się, że klient nie spełnia któregoś z powyższych warunków, Biuro odmawia dalszej współpracy.
3. Klient to każda osoba, której wniosek o wykonanie tłumaczenia został przyjęty przez Biuro.
4. Decyzje w sprawie przyjęcia wniosku o wykonanie tłumaczenia podejmuje Przewodniczący Sekcji lub Przewodniczący Biura. Decyzja ta jest ostateczna.

§17
Procedura przyjmowania zleceń

1. Klient dostarcza do Sekretariatu Biura wniosek o wykonanie tłumaczenia oraz oświadczenia, o których mowa w § 17 pkt.4.
2. We wniosku o wykonanie tłumaczenia klient winien przestawić krótki opis zlecenia oraz podać dane pozwalające na kontakt z nim.
3. Sekretariat Biura zobowiązany jest uzyskać od klienta informacje wystarczające do wykonania zlecenia oraz upewnić się, że wniosek o wykonanie tłumaczenia został prawidłowo wypełniony wraz z wymaganymi oświadczeniami.
4. Klient własnoręcznie podpisuje oświadczenia, że:

• przyjmuje do wiadomości, że tłumaczenia nie będzie wykonywał zawodowy tłumacz,
• przyjmuje do wiadomości, że tłumaczenia wykonywane przez Biuro nie mogą być podstawą prac domowych i zaliczeniowych na zajęciach dydaktycznych,
• nie może cytować przetłumaczonego tekstu w pracach naukowych,
• odpowiedzialność odszkodowawcza studenta, pracowników Biura oraz Uniwersytetu w Białymstoku jest wyłączona,
• nie może czerpać korzyści majątkowych wykorzystując wykonane przez Biuro tłumaczenia,
• wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Biuro,
• przyjmuje do wiadomości, iż złożenie wniosku nie jest równoznaczne z przyjęciem zlecenia przez Biuro.

5. Klient dostarcza do Sekretariatu Biura kserokopie dokumentów do tłumaczenia oraz ich wersję elektroniczną. Oryginałów dokumentów Biuro nie przyjmuje.
6. Dokumenty do tłumaczenia przyjmowane są na bieżąco, w godzinach pracy Sekretariatu.
7. Przewodniczący Biura lub Przewodniczący Sekcji może określić inne terminy składania dokumentów niż określone w §17 pkt.6.
8. Koordynator w porozumieniu z Zarządem Biura lub na jego wniosek może zawiesić przyjmowanie zleceń, jeśli jest to konieczne z uwagi na duże obciążenie tłumaczy dotychczasowymi zleceniami.
9. Wniosek o wykonanie tłumaczenia jest wpisywany przez Sekretariat do rejestru nowych zleceń poprzez nadanie sygnatury.
10. Sekretariat przekazuje wniosek Przewodniczącemu Sekcji w celu wstępnej analizy pod kątem zgodności z zakresem usług tłumaczeniowych świadczonych przez Biuro.
11. Sekretariat może zwrócić się do klienta o udzielenie dalszych niezbędnych informacji.
12. Jeśli Przewodniczący Sekcji uzna, że zlecenie nie nadaje się do realizacji, odmawia przyjęcia wniosku o wykonanie tłumaczenia. Jednocześnie Sekretariat informuje klienta o powyższej decyzji telefonicznie lub drogą mailową.
13. Przewodniczący Sekcji przydziela zlecenia tłumaczom biorąc pod uwagę ilość i stopień trudności tłumaczeń wykonywanych przez tłumacza.
14. Przewodniczący Sekcji przekazuje tekst do tłumaczenia studentowi.
15. Przewodniczący Sekcji zwraca do Sekretariatu wniosek o wykonanie tłumaczenia wraz z nazwiskiem osoby, która ma wykonać tłumaczenie.
16. Przewodniczący Sekcji poprzez Sekretariat informuje klienta o przyjęciu jego zlecenia i określa orientacyjny termin wykonania tłumaczenia.

§ 18
Realizacja zlecenia przez studenta

1. Tłumacz zobowiązany jest niezwłocznie zapoznać się z przydzielonym zadaniem.
2. Tłumacz powinien wcześniej zgłosić swoją przewidywaną przerwę we współpracy z Biurem Przewodniczącemu Sekcji lub Koordynatorowi, a gdyby to nie było możliwe, niezwłocznie po ustaniu przeszkody powiadomić Sekretariat o przyczynie nieobecności i przewidywanym terminie powrotu.
3. Po analizie zlecenia, w razie jakichkolwiek wątpliwości, tłumacz winien umówić się na spotkanie informacyjne z Klientem.
4. Jeśli umówienie się na spotkanie jest utrudnione, konieczne informacje można uzyskać telefonicznie lub drogą mailową.
5. W przypadku problemów z wykonaniem zlecenia tłumacz zgłasza się na dyżur do Koordynatora lub bezpośrednio z nim ustala datę spotkania.
6. W przypadku nie zakończenia tłumaczenia w terminie ustalonym przez Przewodniczącego Sekcji:

• tłumacz winien niezwłocznie zgłosić Koordynatorowi lub Przewodniczącemu Sekcji przyczynę opóźnienia,
• Przewodniczący Sekcji przydziela zlecenie innemu tłumaczowi.

7. Spory pomiędzy tłumaczami związane z wykonywaniem zleceń rozstrzyga Przewodniczący Sekcji w porozumieniu z Zarządem Biura.

§ 19
Zakończenie zlecenia

1. Tłumacz realizujący zlecenie przekazuje przetłumaczony tekst Przewodniczącemu Sekcji, a ten Klientowi poprzez Sekretariat lub dodatkowo drogą mailową na wniosek Klienta.
2. Przewodniczący Sekcji przekazuje Klientowi przygotowane tłumaczenie w odpowiedniej liczbie egzemplarzy.
3. Klient potwierdza odbiór tłumaczenia na wniosku o wykonanie tłumaczenia lub drogą mailową.
4. Kopie tłumaczenia pozostają w aktach Biura.

§ 20
Ewidencja zleceń

1. Sekretariat prowadzi następującą ewidencję realizowanych zleceń :

• skorowidz realizowanych zleceń według kolejności wpływu,
• alfabetyczny skorowidz klientów w danym roku akademickim w wersji elektronicznej.

2. Skorowidz zawiera:

• sygnaturę zlecenia (liczba porządkowa / miesiąc / dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego),
• datę przyjęcia zlecenia,
• datę wydania zlecenia,
• dane klienta,
• opis tłumaczonego dokumentu, wskazujący tytuł, język źródłowy i docelowy, liczbę stron i znaków przetłumaczonego tekstu,
• opis tłumaczenia ustnego wskazujący datę, miejsce, zakres i czas trwania tłumaczenia,
• imię i nazwisko tłumacza realizującego zlecenie,
• uwagi dotyczące danego zlecenia.

3. W alfabetycznym skorowidzu wpisuje się nazwisko i imię klienta lub nazwę instytucji, dane kontaktowe oraz sygnaturę.

 

Rozdział 4
Postanowienia końcowe

§ 21
Uwagi końcowe dotyczące niniejszego Statutu

1. Uchwały o zmianie Statutu Studenckiego Biura Tłumaczeń podejmuje Zgromadzenie Ogólne Biura większością 2/3 głosów w obecności co najmniej połowy liczby członków Zgromadzenia Ogólnego.
2. Powyższy Statut wchodzi w życie z dniem podpisania go przez Rektora Uniwersytetu w Białymstoku.

Powyższy Statut wszedł w życie z dniem